Per le riunioni conviene la funzione AI dello strumento di videochiamata che l'azienda usa già: il riepilogo intelligente di Teams, con Teams Premium o una licenza Copilot, oppure «Prendi appunti per me» di Google Meet, con un piano Workspace idoneo. Producono riepilogo, decisioni e attività senza far uscire la registrazione dalla suite. Prima di attivarle si informano i partecipanti, e per le riunioni interne si verifica il tema dei controlli sul lavoro.
Che cosa serve per attivarle?
| Strumento | Funzione | Che cosa serve | Lingua |
|---|---|---|---|
| Microsoft Teams | riepilogo intelligente: note, attività, punti in cui si cita il tuo nome | licenza Teams Premium o Microsoft Copilot, trascrizione attivata dall'amministratore | anche italiano |
| Google Meet | «Prendi appunti per me»: note in un documento Google con riepilogo e passaggi successivi | versione di Google Workspace o piano Google AI idonei | italiano fra le otto lingue supportate, una per riunione |
Fonti: Microsoft, riepilogo intelligente per chiamate e riunioni di Teams e Google, «Prendi appunti per me» in Google Meet, verificate il 9 novembre 2026. Per Teams, con una licenza Copilot il riepilogo delle riunioni pianificate è disponibile anche senza salvare la trascrizione.
E le app esterne che registrano le riunioni?
Esistono molte app che si collegano al calendario ed entrano nelle riunioni come partecipante per registrarle. Funzionano anche con clienti che usano piattaforme diverse, ed è il loro vantaggio. Lo svantaggio è che la registrazione finisce presso un fornitore in più, con il suo contratto e il suo trattamento dei dati. In azienda conviene sceglierne al massimo una, approvata, invece di lasciare che ognuno installi la propria.
Che cosa dire ai partecipanti?
Che la riunione viene trascritta e riassunta da uno strumento di AI, prima di iniziare. Per il GDPR chi viene registrato ha diritto di sapere come vengono trattati i suoi dati. Con i clienti e i fornitori basta una frase all'inizio, e la possibilità di dire di no.
Per le riunioni interne c'è un punto in più. Uno strumento che registra e analizza il lavoro delle persone può rientrare nei controlli a distanza regolati dall'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori (legge 20 maggio 1970, n. 300, su Normattiva), e la legge 132/2025 chiede di informare i lavoratori quando si usano sistemi di intelligenza artificiale. Prima di attivare la trascrizione su tutte le riunioni conviene parlarne con chi si occupa di privacy e di relazioni con il personale. Per formare le persone a usare questi strumenti con regole chiare c'è la formazione AI di Deepelse.
Il riepilogo dell'AI vale come verbale?
Come bozza, sì. Come verbale ufficiale, no finché qualcuno non lo rilegge. Il riepilogo può attribuire una frase alla persona sbagliata o trasformare un'ipotesi in una decisione. Una regola che funziona: chi ha convocato la riunione rilegge le decisioni e le attività, le corregge e le invia. Ci vogliono due minuti invece di venti.
Domande frequenti su AI per compito
Il riepilogo intelligente di Teams è incluso in Microsoft 365?
Non nei piani base. Microsoft indica che serve una licenza Teams Premium o una licenza Microsoft Copilot assegnata all'utente, e che l'amministratore deve attivare la trascrizione. La trascrizione semplice, senza riepilogo dell'AI, è invece disponibile nei piani di Microsoft 365 che includono Teams.
Google Meet prende appunti anche in italiano?
Sì. «Prendi appunti per me» supporta l'italiano insieme a inglese, francese, tedesco, giapponese, coreano, portoghese e spagnolo, una lingua per riunione. Le note arrivano in un documento Google condiviso con l'organizzatore.
Si possono registrare le riunioni con i clienti?
Sì, informandoli prima e dando la possibilità di rifiutare. Conviene una frase standard all'inizio della riunione e una riga nell'informativa privacy dell'azienda. Se il cliente preferisce di no, si prendono appunti a mano.
Fonti
Scritto da
Co-founder, CTO e COO di Deepelse
Giovanni Vanini è co-founder di Deepelse, dove guida la parte tecnica e operativa: architetture degli agenti, scelta dei modelli, integrazioni con gestionali e CRM, agenti vocali.
